従来のFAXの用法
デジタル複合機のFAX機能と従来の電話回線利用のFAX機を比較するために、まず従来型FAXの一般的な用法を概観してみます。
従来型ＦＡＸ
＜■受信者としての用法＞
①FAXが届いた事をコール音などで知る。
②用紙にFAX情報が印刷されて出てくる。
③内容を確認する。
④返信、回答の必要のあるFAX内容ならば、必要事項を 記載して、返信FAXを送信する。
⑤紙面のFAX情報を社内の所定のファイルに保管する。
＜■送信者としての用法＞
①送信したい情報を手元のFAX機にあわせて作成する。
②送信する。距離・情報の量・送信件数にコストが比例。
■従来型のFAX利用時の留意点を、次のように整理してみます。
＜■受信者サイド＞
①届いたFAXは必ず印刷して確認。
⇒不要な情報である可能性もある。
∴
純粋に無駄な費用の発生。
②紙面の形で残る。
⇒紙面という物質なので劣化・破損・紛失の可能性あり
∴収納場所も必要。
③複数人に配布する際にはコピーが必要。
⇒二次的費用の発生。
④回答が必要なFAXの場合は、返信費用がかかる。
⇒二次的費用の発生。
＜■送信者サイド＞
①送信したい情報の形式が限定される。
⇒必要に応じて、用紙サイズを合せる必要がある。
②通信費用が、かなりかかる。
⇒距離・情報の量・送信件数に比例してコスト増大。
****************************************
これらを、当たり前のコスト・制約として容認することも可能ですが、昨今のデジタル複合機のFAX機能は、ココに例示した『制約とコスト』を軽減・削減できるように設計されています。
****************************************
デジタル・コピー機のFAX機能
デジタル複合機『FAX機能』のメリットは大きく分けて次の３点に集約できると思います。
A)コスト低減
B)デジタル化の利点（蓄積・共有・管理の容易さ：）
C)副次的効果
＜■低減可能なコスト＞
＜受信者として得られるメリット＞
（Ⅰ）
受信したFAX内容を、印刷前に確認可能になりました。
ですから印刷が必要な情報か否か＝その情報の重要度に応じた選択と対処が出来るようになりました。
（Ⅱ）
受信したFAX情報は、即デジタル化されて、複合機内のHDD（記憶装置）に保存されます。
ですから、
必要なときに印刷することができます。そして何よりも、デジタルデータとして保存されていますので、複数人の閲覧に際して、わざわざ人数分のコピーをとって配布する必要がなくなりました。
↓
※受信したFAX情報は、簡単に社内で共有することが可能なんです。
＜送信者として得られるメリット＞
（Ⅲ）
インターネット回線を利用したFAX送信が可能になりました（：W-NET FAX機能)。
E-mailを有料と見るか無料と見るかは人それぞれですが、インターネット利用にかかる費用（プロバイダ契約料金・モデムレンタル料金や電気代など）を除いて考えるならば、実質このW-NET FAX機能は、ほぼ無料のFAX送信が実現しました。FAX送受信頻度の高い会社や部署では、この機能によって削減できるコストは結構大きいのではないかと思います。
＜■デジタル化の利点の内実＞
蓄積・共有・管理の容易さ
受信したFAXは、デジタル化されて記憶装置に保存されます。このデータは、パソコン端末またはデジタル複合機本体を使って簡単に、必要な各社員のパソコン端末に配信することが可能です。
デジタル複合機から→各社員へ情報配信
またこれとは逆方向の流れになりますが、各社員はパソコン端末から、手軽にデジタル複合機が受信したFAX情報を閲覧することが出来ます。
複合機から←各社員は共有データを取得
『これによって』
紙面情報を保管収納するためのスペースと手間（↓）
紙面情報を探す手間（↓）
複写して利用するコスト（↓）
そのための手間（↓）
『すなわち』
業務効率（↑）という効果に帰結します。
うっかり誰が何処に保管したかわからなくなった書類やFAX情報。探すのに手間取った経験は、一度や二度きっとあると思います。
この様な場合に『デジタル化された情報』は、パソコンの検索機能を利用することによって大変容易に、見つけ出す事ができるのです。
情報のデジタル化によって実現できるメリットは：
①コスト低減
②業務のさまざまな局面における高速化
と整理できそうです。
このページのＴＯＰ（目次）に戻る。
デジタル複合機のメリットは？
目次に戻る
＝ 
用紙１枚分の省コスト。